Увага ФОПам: як правильно подати декларацію і не "влетіти" на штрафи

Процес подання електронних декларацій залишається обов’язковою та відповідальною процедурою для ФОПів. Щоб уникнути технічних збоїв, помилок у даних та подальших проблем із перевіркою.

Національне агентство з питань запобігання корупції (НАЗК) розробило чіткий алгоритм дій.

Технічна підготовка та безпека

Перш ніж починати роботу з Реєстром, у НАЗК радять переконатися у наявності чинного кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Якщо термін дії спливає, новий ключ слід отримати заздалегідь у надавача електронних довірчих послуг.

Окрему увагу слід приділити робочому місцю. Для коректної роботи Реєстру рекомендується використовувати операційні системи Windows 10 або 11, Mac OS, а також оновлений до останньої версії браузер Google Chrome.

Важливий нюанс стосується електронної пошти. Для входу в систему потрібна особиста скринька. У НАЗК категорично не рекомендують використовувати поштові сервіси в доменах RU, а також вживати спеціальні символи в назві скриньки.

Перед заповненням декларації посадовцям радять пройти навчання — ознайомитися з роз’ясненнями у Базі знань НАЗК або переглянути онлайн-курс «Декларуйся!».

Які документи потрібні

Наступний крок — збір пакету документів щодо себе та членів сім’ї. Потрібно підготувати:

• паспорти та РНОКПП;

• свідоцтва про народження дітей;

• документи на нерухомість (квартири, землю, будинки) та транспорт;

• дані про доходи, грошові активи та рахунки в банках станом на 31 грудня звітного року.

Увійти до Реєстру можна за допомогою КЕП. Одним із найважливіших інструментів для спрощення процесу є функція «Дані для декларації». Вона дозволяє отримати довідку з державних реєстрів про майно та доходи. Однак ця опція доступна лише за умови, що члени сім’ї є користувачами застосунку «Дія» та надали згоду на передачу даних.

Після створення чернетки декларації система дозволяє використати автозаповнення.

Проте у НАЗК наголошують на кількох критичних моментах:

1. Числові показники розділів 11-14 (доходи, подарунки, грошові активи) часто не переносяться автоматично — їх слід вносити вручну.

2. Дані з довідки не потрапляють у декларацію автоматично — користувач сам обирає, які об’єкти перенести.

3. Нові об’єкти підсвічуються жовтим кольором, що сигналізує про необхідність перевірки.

Який останній крок

Перед підписанням документа необхідно уважно перевірити чернетку на наявність дублів або неточностей. Варто звірити електронні дані з паперовими правовстановлюючими документами.

Останній крок — перегляд декларації в режимі попереднього перегляду, накладання електронного підпису та відправка документа до Реєстру.

У разі виникнення запитань НАЗК радить звертатися до уповноважених підрозділів за місцем роботи або до контакт-центру агентства.

Граничні терміни подання декларацій

У 2026 році фізичні особи-підприємці звітують за 2025 рік у різні строки. Дотримання цих дат є критично важливим для уникнення штрафних санкцій з боку податкової служби.

Оскільки у деяких випадках граничний день припадає на вихідний, строки зміщуються на найближчий робочий день.

• ФОП 3 групи (квартальна декларація за IV квартал) — до 9 лютого 2026 року (40 днів після закінчення кварталу).

• ФОП 4 групи — не пізніше 20 лютого 2026 року.

• ФОП 1 та 2 груп (річна декларація) — до 2 березня 2026 року (60 днів після закінчення року).

Особливості звітування з ЄСВ (Додаток 1)

Єдиний соціальний внесок є обов’язковим елементом річної звітності. Його подають у складі основної декларації, але механізм відрізняється залежно від групи:

• Для ФОП 1 та 2 груп: суми ЄСВ, нараховані за себе, відображаються у Додатку 1 (Розрахунок ЄСВ) у складі річної декларації «єдинника» за 2025 рік.

• Для ФОП 3 групи: підприємці подають Додаток 1 із сумами ЄСВ за весь рік у складі декларації за IV квартал 2025 року.

Ігорь Мазепа / © Ігор Мазепа Китайський винищувач / © Associated Press Як працює програма "Скринінг 40+" / © Pixabay Собака / © Associated Press