Операционный директор: кто это, какие задачи решает в компании и как не ошибиться с кандидатом

Как правило, операционный директор – это второе лицо в компании. И если генерального директора можно назвать спринтером, то операционного – марафонцем. Так считает основатель компании «Бизнес-Конструктор» и специалист по систематизации бизнеса Кирилл Куницкий. Спринтер отлично бегает на короткие дистанции – также быстро загорается новой идеей и основатель компании. Марафонец готов бежать долго и более вынослив – как и главный операционный менеджер. 

Редакция MC.today разобралась, какие задачи решает COO, что он должен знать и как найти хорошего операционного директора. 

---

Генеральный и операционный директор: в чем разница

Илон Маск из Tesla или Джефф Безос из Amazon – люди, которые придумывают идеи и воплощают их в жизнь. Они не просто директора или собственники бизнеса, а его главные двигатели. Еще таких людей называют «визионерами»: те, кто предчувствуют развитие рынка и понимают, как он будет развиваться дальше. 

По мнению Кирилла Куницкого, визионеры быстро загораются какой-то идеей и начинают вкладывать в нее всю энергию. Но как только она приносит первые плоды, собственнику становится скучно. Ему трудно дается ежедневная рутина – хочется двигаться дальше и придумывать новые проекты. 

Вот почему без операционного директора трудно развиваться любой крупной компании.

Операционный директор – это специалист, который берет на себя управление рутинным рабочим процессом. Например, он может контролировать отдел продаж и маркетинга, запускать производство и утверждать план продаж. 

Генеральный директор больше занят внешними вопросами: как компания представлена на рынке и куда двигаться дальше. А внимание операционного директора сосредоточено на внутренних задачах – на сотрудниках и бизнес-процессах. 

Какие задачи для бизнеса решает операционный директор

В 2011 году, после отставки Стива Джобса, пост генерального директора компании Apple занял Тим Кук. К тому времени Кук уже более четырех лет был главным операционным директором, или COO (англ. chief operating officer – главный операционный директор. – Прим. ред.). А с 2015 года эту должность в Apple занимает Джефф Уильямс. Сегодня именно его называют правой рукой и будущим преемником Кука. 

Задачи, которые решает операционный директор в одной компании, могут быть не похожи на его функции в другой. Если, например, маркетолог меняет место работы, то четко понимает, чего от него ждут на новом месте. Для этой должности существует стандартный набор обязанностей – разница может быть лишь в самом продукте или услуге. 

В случае с COO единого общепринятого определения должности нет. В одних компаниях операционный директор отвечает за производство, маркетинг и продажи, в других – за исследования и разработки, в третьих – за финансы и наем сотрудников.

Задачи, которые решает операционный директор, зависят исключительно от видения генерального директора компании или собственника. Например, Джефф Уильямс из Apple отвечает не только за организацию всех внутренних бизнес-процессов, но и за дизайн продуктов.

Кроме того, все находятся на разных стадиях роста. Стартап – не одно и то же, что компания с 50-летней историей. А значит, и обязанности у COO будут разные. 

4 типа операционных директоров

В зависимости от целей, которые ставит генеральный директор перед COO, стадии развития и особенностей компании различают четыре типа операционных директоров. 

1. Исполнитель: контролирует доходы и убытки компании, отчитывается за каждый месяц, квартал или год, а также несет ответственность за общую стратегию. Это самый распространенный тип операционного директора. 
2. Агент перемен: работает над новыми проектами и выводит товары на рынок. 
3. Наставник: консультирует более молодых или начинающих членов команды, вместе с HR-отделом занимается подбором персонала. 
4. Наследник: занимается всеми бизнес-процессами внутри компании, вникает в детали и учится у генерального директора, чтобы в конечном итоге стать его преемником. 

Вне зависимости от типа операционного директора в своей работе он часто: 

• составляет планы и продумывает стратегии; 
• считает, отслеживает и анализирует данные; 
• ведет переговоры с поставщиками и партнерами. 

Кроме того, операционный директор может руководить сразу несколькими отделами. Например: 

• по производству; 
• по закупкам; 
• по финансам; 
• по продажам и маркетингу. 

Что должен знать операционный директор

Когда в середине 90-х годов стоимость акций компании по производству персональных компьютеров Dell упала с $49 до $16, ситуацию спас операционный директор Морт Топфер.

В то время Dell была на грани краха: финансовый директор подал в отставку, а запуск новой модели ноутбуков был приостановлен. В компании не понимали, какие модели приносят прибыль, а какие – лишь убытки. Морт открыл заводы за рубежом, что удешевило производство, и полностью изменил структуру компании. 

По состоянию на 2019 год Dell была третьей по величине компьютерной компанией в мире с долей рынка 16,8%.

Чтобы стать хорошим операционным директором, понадобится не менее 15 лет. Это человек, который должен уметь хорошо работать с цифрами, иметь аналитический склад ума, разбираться в маркетинге и финансах. Например, Джефф Уильямс из Apple на совещаниях делает пометки в маленьком блокноте, а на вопросы Кука может быстро выдать множество цифр.

Кроме того, операционный директор: 

• должен иметь диплом технического или экономического вуза;
• уметь пользоваться современными программами, которые помогут повысить показатели эффективности компании; 
• знать все бизнес-процессы, которыми живет компания; 
• разбираться в действующем законодательстве; 
• понимать, как вести документацию; 
• уметь анализировать рынок; 
• обладать лидерскими качествами; 
• уметь работать в команде. 

Все тот же Джефф Уильямс из Apple славится своей требовательностью и прямолинейностью. Но, как говорят его подчиненные, на встречах он иногда передает роль «плохого полицейского» кому-то другому. 

Чтобы нанять хорошего операционного менеджера, нужно пройти четыре этапа

Своего первого COO немецкий бизнесмен Феликс Айзер нанял лишь спустя три года после основания своей компании. Он жалеет, что не сделал этого раньше. Феликс уверен: тогда удалось бы избежать многих ошибок, а его менеджер по персоналу не уволилась бы так быстро. Пока основатель думает о стратегии, важно, чтобы все процессы внутри компании были под контролем. Операционный директор – главный помощник собственника в этом вопросе. 

Чтобы нанять хорошего операционного директора, Феликс предлагает пройти такие четыре этапа: 

1. Создать оценочный лист и определить должностные обязанности будущего COO

С помощью такого списка можно объективно оценить соискателя, а не опираться на интуицию. Кроме того, на его основе потом легко будет сделать описание самой вакансии для публикации. Вот как выглядит оценочный лист: 

COO: карточка должности
Миссия
Операционный директор должен взять на себя полную ответственность за все внутренние бизнес-процессы, а также втрое увеличить клиентскую базу.
Цели
1.Увеличить штат сотрудников до 200 человек за три года.
2.Повысить эффективность обработки заказов на 50% за счет автоматизации процессов.
Личные качества
1. Уметь руководить людьми.
2. Быть командным игроком.
3. Уметь выстраивать бизнес-процессы.
4. Иметь аналитический склад ума.
5. Быть сильным коммуникатором/переговорщиком.
Профессиональные навыки
Опыт работы		не менее 10 лет
Образование		высшее
Водительское удостоверение		не менее 10 лет
Опыт в автоматизации процессов бизнесс-блоков: производство, закупка, маркетинг, логистика, финансы, персонал.		обязательно
Опыт описания бизнес-процессов в представлении AS-IS и разработки бизнес-процессов в представлении TO-BE		обязательно
Опыт в общении и взаимодействии с клиентами		обязательно
Опыт работы в финансовом отделе		желательно
Опыт в продажах		будет плюсом
Навыки менторства		будет плюсом

2. Охватить максимальное количество соискателей

Феликс утверждает: чем больше кандидатов откликнется, тем лучше. Для этого нужно опубликовать вакансию на всех популярных сайтах поисках работы, в социальных сетях и специализированных группах в мессенджерах. Кроме того, можно заключить договоры с агентствами по найму, а еще поискать среди знакомых. 

3. Провести первый этап собеседования по телефону

При этом звонок-знакомство должен сделать менеджер по персоналу. Он пригласит самых подходящих кандидатов на следующий этап. Чтобы соискателей было легче оценивать, Феликс рекомендует воспользоваться специальной таблицей и другими советами из книги Джеффа Смарта «Кто». 

4. Устроить пробные рабочие дни нескольким подходящим кандидатам

Для этого им заранее выдают по два-три задания. Позже каждый из претендентов на должность проводит презентацию. На ней он рассказывает свой вариант решения проблем. Это важно сделать в присутствии всей команды, и вот почему: 

• так ни одна деталь не останется без внимания: чем больше людей, тем больше точек зрения; 
• компания показывает свое уважительное отношение к сотрудникам: проголосовать против кандидата может каждый; 
• так проще и самому соискателю: он общается сотрудниками и может понять, насколько ему комфортно здесь работать.

Основные ошибки при выборе кандидата

Коуч и основательница Консалтинговой группы «Живое Дело» Алла Заднепровская говорит: собственники часто ошибаются с выбором операционного директора. Например, когда они нанимают жесткого COO. Хотя до этого сами «по-матерински» опекали сотрудников, хвалили их, ругали и в основном принимали решения за них. А когда новый директор вводит дисциплину и начинает требовать результат, сотрудники обижаются и саботируют всю работу. 

Или бывает так: собственники приглашают на работу операционного директора, у которого не хватает лидерских качеств. Такой COO не может стать авторитетом для других сотрудников. 

Еще собственнику и операционному директору важно заранее договориться о том, как они будут строить совместную работу. Алла утверждает, что подвохов может быть несколько: 

1. Генеральный директор или владелец компании постоянно вмешивается в работу COO, отменяет его решения и сводит на нет весь его авторитет среди сотрудников.
2. Собственник вообще не принимает участия в деятельности компании. Это может закончиться тем, что новый COO быстро перегорит и уйдет. 

В обоих случаях необходимо четко договориться, какие функции собственник оставляет себе, а какие отдает операционному директору. Важны и поддержка со стороны собственника, и его доверие в организационных вопросах.

Операционные директора компаний с мировым именем – женщины

• Шерил Сэндберг – операционный директор Facebook. В 2012 году ее включили в ежегодный список самых влиятельных людей в мире Time 100. А в декабре 2019-го ее состояние оценивалось в почти $2 млрд. 
• Гвинн Шо́твелл – операционный директор американской авиакосмической корпорации SpaceX. По версии Forbes она занимает 49-е место среди самых влиятельных женщин в мире. 
• Марисса Энн Майер – бывший операционный директор Yahoo!. Эту должность она занимала с 2012 по 2017 год. Она также была самым молодым директором компании из списка Fortune 500.