Паперові трудові книжки в Україні зникнуть: як підтвердити свій стаж

Саме трудова книжка довгий час була головним підтвердженням для нарахування пенсії та соціальних виплат. Як самостійно оцифрувати цей документ, щоб уникнути зайвих клопотів, – пояснюємо з посиланням на Пенсійний фонд України.

Електронні трудові книжки в Україні діють з 10 червня 2021 року. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності, скоротити паперовий документообіг, а також мінімізувати ризики втрати чи пошкодження документів, пише Дія.

Тож тепер працівники можуть у будь-який момент перевірити свій страховий стаж – період, протягом якого вони сплачували страхові внески (до 2004 року він називався трудовим).

Ба більше, в майбутньому стане можливим вийти на пенсію автоматично за фактом настання пенсійного віку, тобто без додаткового звернення в держустанови.

На переведення даних у цифрову форму закон виділив 5 років – із 5 лютого 2021 до 10 червня 2026 року. Зробити це можуть як роботодавці, так і працівники самостійно. Опісля інформацію внесуть до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, а також сформують кінцевий варіант електронної трудової книжки.

Як оцифрувати трудову самостійно?

1. Авторизуйтесь в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду через кваліфікований електронний підпис (КЕП) за посиланням.
2. У розділі "Комунікації з ПФУ", оберіть вкладку "Відомості про трудові відносини".
3. Заповніть загальні дані та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.
4. Прикріпіть скан-копії необхідних документів та натисніть кнопку "Підписати та відправити в ПФУ".
5. З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі "Мої звернення".

Скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки необхідно подавати у хронологічному порядку, дотримуючись таких вимог:

• мають містити чіткі кольорові зображення повного складу тексту документа та його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім'я та по батькові власника, а також усі записи щодо трудового стажу;
• збережені у форматах JPG або PDF;
• розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ;
• рекомендована якість сканування – 300 dpi, щоб забезпечити високу деталізацію;
• назви мають відповідати виду просканованого документа.

Як оцифрувати трудову книжку: дивіться відеоінструкцію

Це також можуть бути інші документи, що підтверджують страховий стаж – про здобуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток. У разі втрати трудової книжки – довідки, виписки з наказів, особові рахунки й відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання тощо.

Зверніть увагу! Після 10 червня 2026 року паперова трудова книжка не матиме юридичної сили для підтвердження стажу, тож у разі її неоцифрування можна "втратити" роки роботи, що вплине на можливість своєчасного виходу на пенсію або на її розмір.

Що ще варто знати про зміни на ринку праці?

• Нагадаємо, 15 січня парламент прийняв за основу законопроєкт про впровадження електронного документообігупри працевлаштуванні. Ідентифікацію особи працівника здійснюватимуть завдяки електронному підпису, тож фізична присутність для подання документів не буде необхідною.

• Напередодні, 7 січня, уряд ухвалив проєкт оновленого Трудового кодексу України, що має розпочати реформу ринку праці. Йдеться про збільшення кількості типів трудових договорів, цифровізацію, зміни в інспекції праці тощо.