Е-нотаріат: яких змін очікувати громадянам та нотаріусам?

Цифровізація державних послуг є одним з пріоритетів держави. Вже понад 5 років цей напрям стрімко розвивається та приносить успішні результати – отримання державних послуг для громадян стало швидшим, доступнішим та зрозумілим. Юридична сфера – не виняток, вже кілька років ми працюємо над тим, щоб «перенести» правові послуги у цифровий формат. Це забезпечить доступність, ефективність та прозорість юридичних процесів і дасть нам можливість адаптуватись до нових реалій.

У 2021 році Міністерство юстиції розпочало комплексну роботу з цифровізації однієї з ключових правових сфер – нотаріату. Тоді ж з’явився експериментальний проект щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е-нотаріату. Його мета – цілісно «перенести» усю нотаріальну діяльність до електронного середовища. Щоб цього досягти було створено електронну платформу, яка автоматизує діяльність, забезпечить оперативність вчинення нотаріальних дій, оптимізує адміністративне навантаження для нотаріусів та клієнтів, а також забезпечить швидкий доступ до вже вчинених нотаріальних дій. Цифровізація нотаріату передбачає і здійснення кроків щодо оновлення програмного забезпечення, побудови нового інтерфейсу та бізнес процесів. Наш основний принцип «user friendly» покликаний забезпечити максимальну зручність для усіх користувачів на різних етапах роботи.

Перший етап тестування Системи розпочався у листопаді минулого року. Його провів Мін’юст спільно з ДП «Національні інформаційні системи» та Нотаріальною палатою України. Ознайомлення з продуктом пройшли близько 200 приватних та державних нотаріусів зі всієї України, ще 100 долучилися безпосередньо до тестування. Зокрема, фахівці ознайомлися з роботою Реєстру довіреностей та Єдиним реєстром спеціальних бланків нотаріальних документів. Тестування є надважливим етапом, адже дає нам можливість отримати якісний зворотній звʼязок та пропозиції щодо вдосконалення програмного забезпечення, оптимізації бізнес процесів, інтерфейсних форм та покращення для зручності користування тощо.

Ще одним завданням на цьому етапі є забезпечення інтеграції нашої системи з інформаційними системами інших державних органів. Уже маємо успішні приклади такої роботи – побудова обміну інформацією з Державною міграційною службою. Як це працює? Направивши відповідний запит до цього органу, нотаріус отримає інформацію про паспорт особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії. Відповідь на запит міститиме фото та відповідні дані, що унеможливлюватиме звернення до нотаріуса з підробнленим паспортом.

Окрім того, зараз активно обговорюється концепція вчинення нотаріальних дій онлайн. Впровадження такого цифрового інструменту як відеозвʼязок значно полегшить взаємодію громадян з правовою сферою. Це актуально для наших реалій, адже з початком повномасштабної війни був значно обмежений доступ громадян до вчинення нотаріальних дій через відсутність можливості фізично звернутись до необхідного нотаріуса. Це стосується як наших громадян за кордоном, які стикаються з перевантаженням консульських та дипломатичних установ, так і з громадянами на території України, які не мають можливості дістатись нотаріуса.

На першому етапі проекту пропонується запровадити онлайн вчинення такої нотаріальної дії як посвідчення довіреності. Тож, разом з Мінцифрою ми обговорюємо можливу інтеграцію мобільного застосунку Дія з Системою е-нотаріату. Дія забезпечить інтерфейс для користувача, його авторизацію та сервіс відеозвʼязку, а Система е-нотаріату – для нотаріуса. Це перш за все забезпечить підготовку до вчинення нотаріальної дії, реєстрацію та надійне збереження даних.

Попри численні переваги цифрова трансформація не позбавлена викликів. Серед основних ризиків – захист та безпека даних. Для широкого впровадження цифрових рішень необхідно забезпечити належне оновлення інфраструктури, надійний захист даних,  готовність до вирішення технічних і правових проблем. Не зважаючи на кібератаку, що відбулась 18-19 грудня 2024 року, розробка технічної складової Системи е-нотаріату, а також нормативного врегулювання роботи відповідних підсистем (Спадкового реєстру, Єдиного реєстру довіреностей, Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, Електронного реєстру нотаріальних дій) не припинялась ні на день.

Цифрові технології дозволяють автоматизувати багато процесів, що раніше займали значну кількість часу та ресурсів.Тож необхідно продовжувати роботу над розпочатими та новим ініціативами у цій сфері. Це не лише підвищить ефективність, покращить швидкість та доступність нотаріальних дій, але й забезпечить захист від шахрайства.