Як підписати документ електронним підписом: покрокова інструкція у 2025 році

Електронний підпис (ЕП) — це сучасний і надійний інструмент, який дає змогу підписувати документи онлайн. Завдяки йому не потрібно друкувати папери, ставити ручний підпис і сканувати — усе можна зробити в кілька кліків. Документ, підписаний ЕП, має таку ж юридичну силу, як і паперовий із “мокрим” підписом. Vgorode зібрав детальну інструкцію, як швидко і безпечно підписати документ за допомогою електронного підпису на порталі Дія та на сайті Центрального засвідчувального органу (ЦЗО).

Що таке електронний підпис і для чого він потрібен

ЕП — це захищений цифровий код, який підтверджує особу підписувача. Він використовується для:

• підписання договорів і заяв без паперів;
• подачі звітності до державних органів;
• оформлення банківських та юридичних документів;
• дистанційного підписання документів під час війни, відряджень чи перебування за кордоном.

Підписаний ЕП документ неможливо підробити або змінити без втрати його юридичної сили — це забезпечується криптографічним захистом.

Як підписати документ на сайті Дія

Дія надає безкоштовний онлайн-сервіс для підписання PDF-документів. Щоб скористатися послугою:

1. Перейдіть на сайт diia.gov.ua та авторизуйтеся через BankID або MobileID.
2. Оберіть розділ «Електронні підписи».
3. Натисніть кнопку «Підписати документ».
4. Завантажте PDF-файл, який хочете підписати.
5. Оберіть тип підпису: файловий ключ або хмарний ключ.
6. Введіть PIN-код до вашого ключа.
7. Натисніть «Підписати».
8. Після успішного підпису з’явиться повідомлення — «документ підписано». Завантажте файл із підписом.

Послуга безкоштовна і доступна 24/7 з будь-якої точки світу.

Як підписати документ на сайті Центрального засвідчувального органу (ЦЗО)

Підписати файл можна також через сайт ЦЗО. Для цього потрібно мати:

• кваліфікований сертифікат ключа (файл .dat або .key);
• PIN-код до нього;
• документ у форматі PDF або іншому підтримуваному форматі.

Покрокова інструкція:

1. Перейдіть на https://czo.gov.ua/sign.
2. Натисніть кнопку «Підписати документ».
3. Завантажте документ зі свого комп’ютера.
4. Оберіть тип ключа (файловий або хмарний).
5. Введіть свій PIN-код.
6. Підпишіть документ і збережіть файл на пристрої.

Документ можна перевірити через спеціальні сервіси або просто повторно завантажити у форму перевірки на цьому ж сайті.

Навіщо це потрібно?

ЕП особливо зручний:

• під час віддаленої роботи;
• для бізнесу і підприємців — замість друкування документів;
• для переселенців або військових — як спосіб подачі заяв і довідок;
• для громадян за кордоном — для підписання документів у державні органи України.