Щоб не було проблем із пенсією: українцям нагадали про одну процедуру

Українці ризикують втратити трудовий стаж та отримати меншу пенсію, якщо не оцифрують свої паперові трудові книжки. Влітку 2026 року завершується п’ятирічний перехідний період, наданий для переведення даних у цифровий формат. Пенсійний фонд України вкотре нагадує: зволікати не варто, особливо з огляду на ризики воєнного часу.

Як повідомляють "Факти ICTV", новина про можливу втрату стажу через неоцифровані трудові швидко поширилася мережею, викликавши занепокоєння у багатьох громадян. Однак, як пояснює ведуча Наталя Кулик, сенсації в цьому немає. Пенсійний фонд лише вкотре нагадав про крайній термін – 10 червня 2026 року.

Проблема стосується насамперед трудового досвіду, набутого до 1 січня 2004 року. Саме до цієї дати єдиним підтвердженням стажу були записи в паперовій трудовій книжці. З 2004 року в Україні запрацював Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування, який автоматично фіксує всі дані про роботу та сплачені внески.

"Інформація про стаж, отриманий до цього часу, зокрема і в радянський період, міститься виключно у паперовій трудовій. Тобто книжечка, яка лежить у вашого роботодавця чи, можливо, вже у вас вдома – це єдиний документ, який підтверджує ваш повний трудовий стаж", – наголошує ведуча.

Хоча у Пенсійному фонді запевняють, що невчасно подана скан-копія не призведе до автоматичної втрати стажу, оцифрування є вкрай важливим з кількох причин.

Навіщо потрібна електронна трудова книжка

• Безпека даних. В умовах війни паперові документи можуть бути знищені або втрачені через обстріли, пожежі чи окупацію. Цифрова копія в державному реєстрі є надійною гарантією збереження інформації.

• Швидкість та зручність. Наявність повних даних в електронній системі значно прискорить процес призначення пенсії в майбутньому, оскільки не доведеться збирати додаткові довідки.

• Вимога закону. Перехід на електронний обіг трудових відносин є вимогою законодавства.

Президентка громадської організації "Всеукраїнська асоціація кадровиків" Вікторія Ліпчанська підтверджує, що ризики втрати документів цілком реальні.

"Перші постраждалі у нас були ті працівники, які працювали на сході країни і з 2014 року. Вони залишилися без трудових книжок і без відображення стажу. Зараз їм важко підтверджувати той стаж, оскільки навіть свідків інколи немає", – розповідає експертка.

Вона додає, що в умовах війни, коли "може прилетіти" як на підприємство, так і в будинок працівника, паперовий документ не має стовідсоткової гарантії збереження.

"Оцифрування – це додаткова гарантія, що стаж не буде втрачений", – підкреслює Вікторія Ліпчанська.

Як оцифрувати трудову книжку: покрокова інструкція

Подати відомості може як роботодавець, так і сам працівник. Зробити це можна самостійно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.

• Авторизуйтесь на порталі ПФУ за допомогою електронного цифрового підпису (КЕП), BankID або через "Дію".

• У меню зліва знайдіть розділ "Комунікації з ПФУ" та оберіть пункт "Відомості про трудові відносини".

• Ознайомтеся з вимогами до скан-копій: вони мають бути кольоровими, чіткими, кожна сторінка як окремий файл або всі разом у форматі PDF. Розмір файлу не повинен перевищувати 1 Мб. Сканувати потрібно всі заповнені сторінки.

• Перевірте свої персональні дані, що з'являться на екрані, та дайте згоду на їх передачу та обробку.

• Натисніть кнопку "Додати файл" та завантажте підготовлені скан-копії трудової книжки та інших документів, що впливають на стаж (диплом про освіту, свідоцтво про народження дитини, військовий квиток тощо).

• Підпишіть та відправте документи до ПФУ.

Після цього статус обробки можна відстежувати в особистому кабінеті у розділі "Мої звернення". Якщо фахівці ПФУ виявлять помилки, вони залишать коментар із рекомендаціями щодо їх виправлення.

Важливо! Перед скануванням уважно перевірте всі записи у трудовій книжці.

"Дуже багато помилок, починаючи з прізвища, імені, по батькові, дати народження. До того, як ця інформація потрапить до Пенсійного фонду, вона має бути виправлена обов'язково", – підсумовує Вікторія Ліпчанська.

Виправлення має вносити роботодавець за останнім місцем роботи. Самостійно робити будь-які виправлення у трудовій книжці категорично заборонено.

Також нагадаємо, кому з пенсіонерів потрібно терміново пройти ідентифікацію та як це зробити онлайн.