Трудова книжка: чи можна оцифрувати самостійно

Українці вже декілька років користуються електронними трудовими книжками. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг. У Головному управлінні Пенсійного фонду України (ПФУ) в Донецькій області розповіли, чому потрыбно оцифрувати трудову книжку.

Для чого потрібно оцифровувати трудову книжку

У Фонді пояснили, що оцифрувати трудову книжку необхідно для того, щоб:

• перевіряти свій страховий стаж в онлайн;
• зберігати дані у ПФУ — це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів;
• у майбутньому — автоматично вийти на пенсію без звернення до ПФУ.

У Фонді зазначили, що вебпорталі ПФУ страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року.

«Це пов'язано з ухваленням закону «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж». До цього стаж був трудовим. Трудовий стаж, отриманий до 2004 року, повністю зараховується у загальний страховий стаж працівника», — йдеться у повідомленні.

У разі, якщо трудова діяльність людини розпочалася до 2004 року, вона може самостійно додати відповідну інформацію, надіславши сканкопії документів.

Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:

• сканкопія має бути кольорова;
• необхідно робити сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
• сканкопії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не повинет перевищувати 1 Мб.

До якого числа треба оцифрувати трудову книжку

У ПФУ зауважили, що до 10 червня 2026 року всі трудові книжки мають бути оцифровані (згідно з законом України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).

«Оцифрувати трудову книжку може сам працівник або роботодавець», — резюмували у Фонді.

Нагадаємо, чи зараховується українцям страховий стаж,  який вони набули за кордоном.