Трудовые книжки пенсионеров: почему работодателям советуют перестраховаться

Процесс оцифровки трудовых книжек в Украине продолжается, и хотя дедлайн установлен на 10 июня 2026 года, у работодателей до сих пор возникают вопросы относительно отдельных категорий работников. Наиболее дискуссионными остаются вопросы касательно работающих пенсионеров и сотрудников, чей стаж начался после 2004 года.

Ответы на эти вопросы дали эксперты кадровой платформы Kadroland.

Сканировать ли трудовую книжку работающего пенсионера

Главный редактор Kadroland Людмила Смердова отмечает, что в Порядке ПФУ № 11-1, регулирующем подачу сведений, нет четкого указания относительно (не)сканирования документов работников, которые уже вышли на пенсию. Это привело к появлению двух противоположных позиций.

Согласно первой позиции, которую поддерживает Федерация профсоюзов Украины, сканировать такие документы не нужно. Логика проста: при назначении пенсии бумажная трудовая книжка уже была обработана, отсканирована, и на ее основе сформировано пенсионное дело.

"В данном случае оцифровывать трудовые книжки не нужно, поскольку работающим пенсионерам все данные об их стаже работы до момента назначения пенсии или проведения перерасчета... уже учтены", – цитирует позицию профсоюзов эксперт.

Однако существует и другая позиция, которую озвучивают некоторые региональные управления Пенсионного фонда. Они настаивают на том, что трудовые книжки пенсионеров все же подлежат загрузке на портал ПФУ, за исключением случаев, когда пенсия была назначена уже в эру полного электронного документооборота (после 2021 года).

Работники со стажем с 2004 года: нужен ли скан

Еще одна неоднозначная ситуация касается работников, чья трудовая деятельность началась после 1 января 2004 года. Теоретически, данные об их стаже уже содержатся в Государственном реестре застрахованных лиц, и выписка из ЭТК (электронной трудовой книжки) отображает все периоды работы.

Однако эксперты советуют не полагаться исключительно на автоматизацию.

"Пенсионники не видят не подтвержденный сканами стаж в своей внутренней системе, а еще нормативка не содержит исключений относительно оцифровки", – подчеркивает Людмила Смердова.

Поэтому "осторожная" позиция для работодателя – все же подать скан-копии или дождаться дополнительных разъяснений от госорганов.

Что делать работодателю

Эксперты успокаивают: даже если оцифровка не состоится до дедлайна (июнь 2026 года), это не приведет к потере страхового стажа, поскольку до 2004 года основным документом остается бумажная трудовая книжка.

Наиболее безопасный вариант для работодателя в спорных ситуациях – посоветовать работнику-пенсионеру лично обратиться в отделение ПФУ, где ему назначали пенсию, для уточнения необходимости повторного сканирования.

"Подавать сканы трудовых работников-пенсионеров в Пенсионный фонд не нужно, поскольку по ним уже сформированы пенсионные дела. Если такая позиция вызывает беспокойство, рекомендуем обратиться в Пенсионный фонд", – резюмировала эксперт.

Также напомним, выгодно ли работать после 60.