Бухгалтер на аутсорсе

Тысячи предприятий микро-, малого и даже среднего бизнеса с целью оптимизации расходов нанимают бухгалтера на аутсорсе. Как правило, такой бухгалтер имеет свой ФЛП, иногда на таком ФЛП оформлены несколько работников-бухгалтеров. Такому бухгалтеру передается доступ к КЭП директора. Казалось бы, схема рабочая и обкатанная годами. Но недавнее постановление Верховного суда в деле №140/10379/24 дает основания утверждать, что аутсорсинг бухгалтеров отныне становится довольно рискованным.

Что же произошло в реальном кейсе, дошедшем даже до Верховного суда?

Все началось довольно банально. Государственная служба Украины по вопросам труда получила жалобу от бывшего бухгалтера компании, в которой та утверждала, что фактически работала главным бухгалтером на протяжении двух месяцев, имела график с 08:00 до 17:00. Официально ее не трудоустроили, обещанных денег не заплатили. Компания не нанимала бухгалтера напрямую. Вместо этого был заключен договор о предоставлении бухгалтерских услуг с ФЛП-аутсорсером. Этот ФЛП в свою очередь привлек «помощника» (ту самую заявительницу).

Директор сказал, что знать не знает лично бухгалтера. Вся коммуникация происходила через ФЛП-аутсорсера. А в штатном расписании предприятия должность бухгалтера вообще отсутствовала — там только руководитель и инженер.

Что интересно, суды первой и апелляционной инстанций поддержали бизнес. Аргументация судов была следующей:

• директор не присутствовал во время проверки;
• документы о проверке якобы не были надлежащим образом вручены;
• заключения Гоструда основываются только на показаниях двух человек;
• отсутствуют кадровые документы, выплаты и график.

То есть логика судов была простой: нет приказа — нет трудовых отношений.

Но Верховный суд отменил эти решения, и аргументы уже были другими.

Что касается отсутствия директора во время проверки. Верховный суд отметил, что проверка без директора возможна и законна, объяснив это следующим образом:

• инспектор имеет право приходить без предупреждения;
• присутствие директора не является абсолютным требованием, так как это уничтожит эффект внезапности.

Фактически суд легализировал подход: если ждать руководителя, то работодатель успеет «убрать» неоформленных сотрудников.

Что касается ненадлежащего вручения документов на проверку. Поскольку Гоструда присылала документы на номер телефона, указанный в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований и фактически принадлежащий бухгалтеру другого предприятия, суды первой и апелляционной инстанций решили, что это доказательство ненадлежащей связи.

Тем не менее Верховный суд указал: если работодатель не обновил контактные данные в ЕГР или допустил, что там указан «чужой» номер, то это риск самого предприятия. То есть предприятие не может использовать собственную небрежность как аргумент для отмены проверки.

Что касается отсутствия приказа и других кадровых документов. Ключевой сигнал Верховного суда: если человек фактически выполняет работу сотрудника, то отсутствие приказа или трудовой книжки не доказывает, что трудовых отношений не существовало. Наоборот, это может подтверждать нарушение статьи 24 Кодекса законов о труде Украины.

Еще важный нюанс из постановления Верховного суда: место проверки — там, где фактически работают.

В указанном кейсе ООО было зарегистрировано по одному адресу, а проверка состоялась по другому (офис ФЛП-бухгалтера, в котором фактически работала бухгалтер).

Позиция судов первой инстанции: проверка не по юридическому адресу — нарушение.

Тем не менее Верховный суд, сославшись на Конвенцию Международной организации труда (МОТ) №81 (ратифицирована Украиной), указал: инспекторы труда имеют право беспрепятственно, без предварительного сообщения проходить на любое предприятие, подлежащее инспекции.

Понятие «предприятие» не сводится исключительно к юридическому адресу в ЕГР, а инспектор обязан осуществлять надзор там, где фактически выполняются работы сотрудниками.

Ограничение проверок только юридическим адресом:

• противоречило бы цели государственного надзора;
• лишало бы работников эффективной защиты прав;
• позволяло бы легко избегать проверок.

Важно: смысл инспекционного посещения во многих случаях состоит во внезапности и неожиданности проверки. Благодаря этому возможно выявить фактический допуск лица к работе без оформления.

Но главные аргументы Верховного суда касались самой функции главного бухгалтера.

Во-первых, функция главного бухгалтера по своей природе является постоянной, систематической и беспрерывной деятельностью, проводимой в непосредственном подчинении руководству.

Поскольку каждая хозяйственная операция подлежит отображению в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета, такая деятельность по своему характеру является процессом работы, а не выполнением конкретной задачи с достижением индивидуально определенного результата, что характерно для гражданско-правовых отношений.

Если бухгалтер имеет доступ к электронной подписи директора, самостоятельно подписывает или готовит отчетность, постоянно работает с вашими системами, выполняет регулярные текущие задачи и фактически подчиняется руководству компании, то для суда это выглядит не как услуга, а как работа штатного сотрудника. Поскольку такая подчиненность и обязательность выполнения текущих поручений — это характерный признак трудовых отношений.

И, во-вторых, использование конструкции «предприятие—ФЛП—физическое лицо» для выполнения функций штатного бухгалтера может свидетельствовать об искусственном создании предпосылок для следующего:

1) избежания уплаты ЕСВ, НДФЛ, военного сбора;

2) лишения работника отпуска, больничных, гарантий;

3) сокрытия реальных трудовых отношений;

4) уклонения от ответственности работодателя.

Чем это угрожает бизнесу?

Если контролирующие органы или суд приходят к выводу, что фактически это был штатный сотрудник, но оформленный через ФЛП, будут штрафы Гоструда, доначисления ЕСВ и налогов и, как следствие, судебный спор с большими финансовыми последствиями.

А это в свою очередь является фундаментом для персональной ответственности руководителя. Если предприятие будет вынуждено уплатить значительные штрафы из-за ошибок в оформлении штата, собственники компании могут перенести это финансовое бремя непосредственно на директора.

Что с этим делать на практике?

Прежде всего честно посмотреть на модель сотрудничества. Если бухгалтер постоянно интегрирован в ваш бизнес, имеет доступ к ключевым системам и работает как часть команды, безопаснее оформлять трудовые отношения, а не маскировать их аутсорсингом.

Если же это именно услуга, в договорах нужно четко ограничивать объем работ, сроки, четкий результат и границы ответственности; полномочия и доступ к КЭП и внутренним системам. И обязательно документируйте факт предоставления услуг актами с четкой детализацией объема (содержания) предоставленных услуг.

Этот кейс еще раз показывает: формальная схема не спасает, если реальность отличается. Суд смотрит не на слова, а на факты.